Een kantoorverhuizing lijkt deels op een gewone verhuizing. Totdat je er middenin zit en ontdekt dat er ook servers verplaatst moeten worden en dat de helft van je medewerkers niet weet wat ze met hun bureau moeten. Een bedrijfsverhuizing is een project. En net als elk project gaat het goed als je het goed plant, en loopt het vast als je te laat begint. We zetten de belangrijkste fases voor je op een rij.
Bij een particuliere verhuizing heb jij de regie en draag jij de gevolgen als er iets misgaat. Bij een kantoorverhuizing staat er meer op het spel: medewerkers die niet kunnen werken, klanten die je niet kunnen bereiken, apparatuur die verkeerd aangesloten wordt. Elke dag vertraging kost geld. Daar komt bij dat een kantoor meer onderdelen heeft dan een woning. En dat alles moet op dezelfde dag van A naar B.
De meeste kantoorverhuizingen lopen vertraging op omdat de planning te laat begon. Drie maanden van tevoren is voor een gemiddeld kantoor het minimum. Bij grotere organisaties of complexere locaties reken je op zes maanden of meer.
Wat je in deze fase regelt: de datum vastleggen, de nieuwe locatie inmeten, een intern projectteam aanwijzen en contact opnemen met een verhuisbedrijf voor een offerte. Hoe eerder je een verhuisbedrijf betrekt, hoe meer je samen kunt plannen en hoe minder je op de dag zelf improviseert.
Een verhuizing is ook een goed moment om op te ruimen. Wat hoeft er niet mee?
Maak per afdeling een inventaris: meubels, apparatuur, archief, specifieke wensen voor de indeling op de nieuwe locatie. Dit is ook het moment om afspraken te maken met je ICT-leverancier. Servers en netwerkapparatuur verplaats je niet zomaar; zorg dat er een duidelijk plan ligt voor aansluiting op de nieuwe locatie, zodat medewerkers de volgende ochtend gewoon kunnen werken.
Wijs intern een aanspreekpunt aan. Iemand die weet waar alles naartoe moet, die de verhuizers begeleidt en die knopen doorhakt als er ter plekke beslissingen genomen moeten worden. Zonder die persoon verliest iedereen tijd aan overleg terwijl de klok tikt.
Label alles duidelijk per afdeling of werkplek, zodat dozen en meubels direct op de juiste plek terechtkomen. En communiceer met je medewerkers: wat moeten zij zelf inpakken? Wat regelt het verhuisbedrijf? Wat mogen ze verwachten op de eerste dag op de nieuwe locatie? Onduidelijkheid hierover levert meer vragen op dan je wilt beantwoorden op een dag dat je al druk genoeg bent.
De dozen staan er, maar je bent er nog niet. Wat er na de verhuizing geregeld moet worden:
• KvK-adreswijziging. Dit is wettelijk verplicht en moet binnen acht dagen na de verhuizing geregeld zijn.
• Leveranciers en klanten informeren. Denk aan je bank, verzekeraar, softwareleveranciers, vaste klanten en iedereen die een factuur of brief stuurt.
• Website en Google-profiel bijwerken. Een verouderd adres op je website is verwarrend voor nieuwe klanten en slecht voor je lokale vindbaarheid.
• Loop de nieuwe locatie na. Ontbreekt er iets? Werkt de ICT? Zijn alle dozen uitgepakt? Maak er een checklist van en loop die de eerste week samen door.
De prijs van een zakelijke verhuizing hangt af van meerdere factoren: de hoeveelheid te verplaatsen inventaris, de afstand tussen de locaties, de verdieping en bereikbaarheid, en of er extra diensten nodig zijn zoals in- en uitpakken, tijdelijke opslag of montage van meubels.
Een offerte aanvragen bij Bravo Verhuizingen is altijd vrijblijvend. We komen graag langs op locatie, zodat we een goed beeld krijgen van wat er speelt en een realistische prijs kunnen opgeven. Zo voorkom je verrassingen achteraf.
Bravo Verhuizingen, uw verhuizing, onze zorg!
